TUYỂN DỤNG CHỨC DANH PROJECT EXPEDITOR
TIÊU CHUẨN NHÂN SỰ
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học hoặc trên Đại học
- Trình độ chuyên môn: chuyên ngành kỹ thuật hoặc kinh tế (cơ khí, hàng hải, kinh tế, ngoại thương, quản trị kinh doanh…)
- Kinh nghiệm làm việc: Ít nhất 1 năm kinh nghiệm
- Trình độ tiếng Anh: Sử dụng tốt tiếng Anh, TOEIC 700 điểm hoặc tương đương
- Trình độ tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Outlook Express, Internet, Power Point, ...)
TRÁCH NHIỆM
1. Package Manager quyết định lập chức danh Expeditor tùy thuộc vào tiến độ và tính phức tạp của dự án/ gói thiết bị của dự án ngay khi có thông tin trúng thầu.
2. Chịu trách nhiệm theo dõi, thúc đẩy tiến độ hợp đồng kể từ lúc có thông tin trúng thầu và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
3. Chịu trách nhiệm trước Package Manager về phạm vi công việc được giao.
4. Căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết với khách hàng, nhà cung cấp, các biên bản họp và thông tin tiến độ từ DC, CO; Expeditor theo dõi tiến độ hợp đồng gồm các mốc thời gian (dự kiến và thực tế)
chính: đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng & nhà cung cấp, drawing, testing, delivery, installation and commissioning...
5. Trên cơ sở Expediting Plan, tiến hành giao dịch trực tiếp với nhà cung cấp và khách hàng trong việc theo dõi, thúc đẩy việc thực hiện hợp đồng. Việc theo dõi, thúc đẩy có thể thực hiện qua các hình
thức liên lạc như 1. Email; 2. Điện thoại; 3. Tổ chức họp; 4. Kiểm tra tại nơi sản xuất…vv
6. Phối hợp, điều phối giữa các bộ phận thương mại, kỹ thuật/ thiết kế, QA/QC, DC, kế toán,… trong việc thực hiện hợp đồng và giải quyết các vấn đề phát sinh.
7. Tham gia các buổi họp làm rõ, kick-off và các buổi họp đàm phán khác với khách hàng, nhà cung cấp.
8. Chuẩn bị báo cáo hàng tuần và tham gia họp hàng tuần, tháng hoặc tổ chức các cuộc họp với các bên liên quan (Thương mại, Kỹ thuật, Logistic, Kế toán, …) (internal) (nếu thấy cần thiết) nhằm
theo dõi và giải quyết các vấn đề phát sinh.
9. Phối hợp với nhà cung cấp và các bộ phận có liên quan (Commercial/Technical/Engineering/QA…) tổ chức việc kiểm tra hàng hóa tại nơi sản xuất.
10. Yêu cầu supplier cung cấp đầy đủ chứng từ (kỹ thuật và thương mại) theo diều khoản hợp đồng trước khi ship hàng.
11. Phối hợp với nhà cung cấp và các bộ phận có liên quan (thương mại, kỹ thuật, QC) giải quyết các vấn đề phát sinh (thừa/ thiếu/ sai khác….) sau khi nhận hàng.
12. Phối hợp, hỗ trợ khách hàng và các bộ phận có liên quan (thương mại, kỹ thuật, QA/QC, Delivery, …) trong công tác kiểm tra/ tiếp nhận hàng hóa, hỗ trợ kỹ thuật (vendor rep), giải quyết các tồn đọng (OS&D).
QUYỀN HẠN
1. Yêu cầu các cá nhân, nhóm, bộ phận khác trong ban dự án, cũng như các phòng ban liên quan trong
công ty cung cấp thông tin cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao.
2. Đề xuất và đóng góp ý kiến về các vấn đề liên quan đến công việc.
